Статьи

Статья подготовлена экспертом в области разработки и внедрения BPM-систем, руководителем направления автоматизации бизнес-процессов в компании «Константа» Николаем Терацовым.

В последнее время многие компании, ориентированные на долгосрочный успех в бизнесе, склоняются к процессному методу управления. К сожалению, достичь положительных результатов получается далеко не у всех. Несколько неудачных попыток перехода к управлению бизнес-процессами приводят к разочарованию в процессном подходе как таковом - и вот очередная компания ставит большой жирный крест на данной теме. В чем же причина неудачи? В 99% случаев причина в недостатке информации, необходимой для успешной реализации процессного управления.

В данной статье мы расскажем об эволюции систем управления бизнес-процессами и о том, для решения каких проблем они могут быть использованы на предприятиях среднего бизнеса.

С чего все начиналось

Для того чтобы сформировать более полное представление о современных системах управления бизнес-процессами, проследим историю их создания.

Первым этапом в эволюции процессного управления можно считать использование блок-схем, нарисованных на бумаге. Подобным образом предпринимались попытки описать бизнес-процессы, протекающие в компании. Казалось бы, что может быть проще и доступнее? Однако у этого способа был один, но существенный недостаток: невозможно было измерить стоимостные, временные и другие показатели процесса. Кроме того, не было никаких гарантий, что процесс исполнялся именно так, как он был описан в блок-схемах.

Следующим этапом развития стало появление простых графических редакторов, а вслед за ними и специализированных инструментов, которые позволили сделать традиционные блок-схемы более удобными для понимания. Блок-схемы стали описывать в специальных нотациях, что позволило людям, занимающимся моделированием бизнес-процессов, общаться на одном языке. Разработчики редакторов также выпускали специальные программные модули, которые позволяли получать из учетных систем верхнеуровневые показатели, являющиеся результатами описанных блок-схемами процессов. В основном это были данные финансового характера. Получить операционные показатели процессов на тот момент не представлялось возможным.

Логично, что следующим серьезным шагом в эволюции процессного управления стало появление систем, в которых можно было работать с операционными показателями. Такие системы подразумевали исполнение процессов непосредственно в программе, что позволило анализировать временные, количественные и стоимостные показатели процессов в различных разрезах. Единственный серьезный недостаток этих программ состоял в том, что моделировать в них бизнес-процессы было довольно сложно: изменения нужно было вносить в саму программу, то есть заниматься программированием.

Настоящим прорывом в развитии процессного управления можно считать появление современных специализированных систем или BPMS (Business Process Management Suite), позволяющих автоматизировать бизнес-процессы путем их проектирования в режиме пользователя, а также проводить анализ операционных показателей спроектированных процессов. Такие инструменты процессного управления позволяют стереть границы между бизнесом и IT и предлагают пользователям удобное средство внедрения процессов через их визуальное описание и настройку. Именно об этих инструментах и пойдет речь далее.

Что характерно для российского рынка сегодня

В настоящее время российский рынок находится в состоянии «догоняющего» по отношению к западному: мало кто использует процессное управление в своем бизнесе. Беседуя с участниками семинаров, проводимых нашей компанией, мы выяснили, что примерно 50% из них находятся только на втором этапе развития бизнес-процессов в их компании (т.е. бизнес-процессы описываются не на бумаге, а через средства визуального проектирования, позволяющие организовать некоторый визуальный каталог).

Напомню, что все бизнес-процессы можно поделить на две группы: процессы документооборота, связанные с документом, и функциональные процессы, основной фокус которых смещен с документа на взаимодействие людей. Обычно среди участников семинара примерно 50% имеет опыт работы с процессами документооборота. При этом таких компаний гораздо больше, чем тех, которые осознанно управляют операционными процессами. Это неудивительно, так как процессы документооборота более понятны и доступны, а инструменты для их автоматизации появились давно и активно развиваются в настоящее время. С операционными процессами ситуация сложнее: ничтожно мал (не более 10%) показатель тех компаний, которые понимают саму возможность автоматизации этих процессов не с помощью систем учета, а именно как процессов взаимодействия людей. В основном это компании, работающие на наиболее конкурентных рынках и использующие системы, которые позволяют программировать в них бизнес-процессы. И только 5% компаний применяют в своей работе BPMS-системы, позволяющие описывать процессы в пользовательском режиме.

Передовиками в применении процессного управления являются лидеры по использованию информационных технологий: компании банковского сектора и сектора телекоммуникаций. Эти компании для автоматизации своей деятельности редко используют системы на платформе 1С. При этом в силу широких финансовых возможностей они могут выбрать наиболее приемлемый для себя продукт класса BPMS, не оглядываясь ни на стоимость самого продукта, ни на стоимость его интеграции со своей системой.

Однако, как известно, для среднего бизнеса в России 1С является стандартом, и ни для кого не секрет, что большая часть российских компаний использует программные продукты 1С в качестве основной системы учета.
Ранее эти компании не могли работать с BPMS-системами в силу того, что западные решения были для них слишком дороги, а интеграция этих решений с учетной системой на платформе 1С требовала серьезных вложений. Сейчас ситуация более оптимистична: появляются новые программные продукты, и первые компании-новаторы уже успели испытать на себе все выгоды использования систем этого класса. Остальная часть компаний скептически смотрит на такие новшества, равно как десять лет назад многие с недоверием воспринимали использование информационных систем как таковых в масштабах шире, чем ведение бухгалтерского учета.

По прогнозам экспертов в ближайшие 2-3 года интерес к BPMS-системам существенно вырастет. Если вы хотите быть впереди конкурентов, задумайтесь об этих инструментах уже сейчас.

Какие проблемы среднего бизнеса можно решить с помощью BPMS

Для того чтобы более наглядно представить возможности BPMS-систем, приведем следующие примеры функциональных процессов, которые были реализованы компанией «Константа».

На предприятии «Букет Чувашии» (производитель пива, кваса, безалкогольных напитков) возник ряд проблем, которые не могли быть успешно решены функционалом учетной системы 1С. Одной из таких проблем стало неоперативное оприходование продукции на складе. По причине задержки в занесении данных разными отделами, в учетной системе появлялись отрицательные значения по остаткам продукции. Кроме этого, бумажная накладная являлась единственным источником информации, из которого бухгалтер узнавал о поступивших товарах. В случае утери кладовщиком накладной и неоперативном вводе данных о поступивших товарах возникала ситуация, когда бухгалтер не знал, что ему нужно оплатить счета поставщикам до тех пор, пока они не начинали звонить и требовать оплаты за отгруженную продукцию.

Вторая проблема, возникшая на предприятии, была связана с ведением нормативно-справочной информации. При большом объеме номенклатуры (порядка 10 тысяч наименований) возникло огромное количество продублированных данных, поскольку не было четкого разграничения ответственности за ведение различных групп номенклатуры.
Для решения выявленных проблем было предложено автоматизировать процесс взаимодействия бухгалтера и кладовщика в рамках приемки продукции, а также процесс ввода новой позиции в справочник с обязательным согласованием добавляемой позиции с ответственным лицом. В ходе выполнения проекта были достигнуты следующие результаты: был установлен контроль оперативности и корректности внесения данных сотрудниками склада, а также определен порядок добавления новой информации в НСИ, что позволило исключить ввод дублирующей информации.
Еще один проект был реализован для ЗАО "Ридан", ведущего производителя теплообменного оборудования в России. Основной целью данного проекта было снижение временных затрат сотрудников на подготовку к командировке. В результате автоматизации процесса согласования и отчета по командировке то время, которое ранее тратилось сотрудником на подготовку документов (заказ и оплата билетов, бронирование гостиницы, получение командировочных и т.д.), стало использоваться непосредственно для производственной работы.

В компании «Баулюкс» (производитель бетонитов) был автоматизирован бизнес-процесс по согласованию и обработке заявок на расходование денежных средств, являющийся частью финансового планирования на краткосрочный период. Стоит заметить, что этот процесс, как и некоторые другие функциональные процессы, может быть автоматизирован с использованием систем документооборота, без интеграции с учетной системой. Но если сам процесс протекает в системе документооборота, то свои задачи(анализ взаиморасчетов, условий договора, сопоставление с данными бюджета ) пользователь может выполнять в учетной системе. В случае с компанией «Баулюкс» автоматизация этого процесса сразу позволила исключить из цепочки принятия решений по заявкам бухгалтерию, которая ранее занималась предоставлением данных по взаиморасчетам, что, несомненно, повысило скорость принятия решения и заметно «разгрузило» сотрудников отдела. В планах владельца процесса исключение из этой цепочки еще одного отдела, путем автоматизации сбора предоставляемых им данных.

В каждом из описанных случаев BPMS-систему необходимо было интегрировать с системой учета для получения либо передачи данных. При этом для среднего бизнеса важным моментом является не просто интеграция, а объединение этих двух систем в одну, поскольку средний бизнес, в отличие от крупного, не располагает достаточными средствами для интеграции каждого отдельного процесса из BPMS с учетной системой.

Вместо заключения. Каким предприятиям необходима автоматизация бизнес-процессов

Мнение, что автоматизация может быть нужна и доступна только предприятиям с большой численностью сотрудников, ошибочно. Все зависит от характера деятельности заказчика. На высококонкурентных рынках автоматизации процессов уделяется все большее внимание, поскольку только за счет этого представители данных рынков могут сократить затраты, а значит повысить свою конкурентоспособность.

BPMS-системы могут быть использованы для решения задач в области продаж, закупок, маркетинга, управления финансами, бюджетного планирования. Даже если предприятие не видит каких-либо путей улучшения, при более детальном рассмотрении всегда можно определить ряд проблемных областей, которые следует оптимизировать. Прежде всего, необходимо уделить внимание тем процессам, которые являются узкими местами в работе компании. Как правило, это неоптимизированные процессы, которые тормозят функционирование предприятия в целом.

Таким образом, с помощью автоматизации бизнес-процессов можно сделать более эффективной работу практически любой компании. Как сказал мудрец, нет предела совершенству.