konstanta: документооборот

Проблема многих крупных предприятий с разветвленной структурой и широким набором функциональных задач - неэффективно организованная система документооборота, негативно отражающаяся на качестве работы с документацией специалистов компании. В стремлении минимизировать затраты организации на коммуникационные издержки за счет повышения эффективности своих сотрудников, компания «Продукт-Сервис» обратилась к экспертам «Константы».

Занимаясь торговлей продуктами питания в магазинах Spar, Eurospar и Spar Express, компания «Продукт-Сервис» имеет достаточно широкую сеть своих подразделений по территории Приволжского федерального округа. Mасштабы деятельности компании в дополнении с территориальной разветвленностью ее структуры обусловили потребность во внедрении системы электронного документооборота, которая должна была повысить эффективность взаимодействия между разными подразделениями компании. И для сведения в единое информационное поле для такой крупной компании, как «Продукт-Сервис», электронного архива.



«Электронный документооборот - один из самых действенных инструментов для повышения эффективности работы с документацией. Это реализуется за счет сокращения времени, которое сотрудники тратят на поиск и согласование документов, и что немаловажно, - улучшает коммуникации между отделами, - сообщил генеральный директор компании «Константа» Андрей Шишкин, - В случае, когда специалистов, работающих с системой, достаточно много, повышается не только личная эффективность каждого из них, но эффективность работы всего предприятия. Такую ситуацию иллюстрирует торговая компания «Продукт-Сервис».

Исходя из целей компании «Продукт-Сервис», специалисты «Константы» включили в проект задачи трех направлений - задачи в области кадрового документооборота, организационно-распорядительного документации, а также в области договорной работы. При формализации системы документооборота специалисты выделили два крупных объекта. С одной стороны, статику системы документооборота, которая представляет собой структуру хранения документов и прав доступа на эти документы. С другой стороны, была выделена вторая часть системы документооборота или динамика системы, определяющая порядок взаимодействия разных сотрудников на этапе жизненного цикла электронных документов и вообще документов компании.

В рамках первой задачи специалисты структурировали все виды документов компании «Продукт-Сервис» и определили категории пользователей, которые работают с этими документами. Вторая задача включила выделение типовых маршрутов движения документов, под которые были описаны бизнес процессы с максимальным использованием того типового функционала, который предоставлял использованный на проекте программный продукт. Функционал программного продукта отвечал потребностям заказчика не в полной мере. В связи с этим специалисты «Константы» внесли необходимые коррективы, проведя кастомизацию функционала в части уникальных для компании бизнес процессов. С другой стороны, была разработана интеграция системы документооборота с системой учета кадров в области кадрового документооборота.

«На основании созданных моделей работы с электронным документооборотом и взаимодействия электронного документооборота с бумажным была простроена модель использования функционала программного продукта, - сообщил генеральный директор компании «Константа» Андрей Шишкин, - кроме того, были выполнены все необходимые кастомизации, разработаны и запрограммированы интеграционные швы, и в итоге проведено обучение сотрудников компании «Продукт-Сервис». Все это не только повысило эффективность пользователей, но также дало руководителю действенный инструмент контроля исполнительской дисциплины своих сотрудников».

В рамках обучения были разработаны инструкции пользователя по отдельным рабочим местам, чтобы сотрудники в любой момент могли понять порядок применения программного продукта в своей деятельности в части электронного документооборота. Помимо этого, было организованно тщательное обучение по авторским методикам специалистов «Константы». В итоге работ сотрудники компании «Продукт-Сервис» получили возможность повысить свою личную эффективность.

13 мая в г. Казань состоялся семинар-тренинг «Электронный документооборот. Повышение эффективности коммуникаций на предприятии».В семинаре приняли участие руководители ИТ-служб,генеральные директора.
Компании Республики Татарстан получили возможность обсудить проблемы внедрения систем электронного документооборота (СЭД), познакомиться с программными решениями в данной области и задать вопросы эксперту - генеральному директору «Константы» Андрею Шишкину.



Целью семинара было не просто рассказать о различных системах электронного документооборота, а продемонстрировать возможности и преимущества систем класса BPM для решения вопросов любой сложности. В качестве примера был взят программный продукт компании «Константа»: «Константа: Стандарт управления процессами» («К.СУП»). Демонстрация данного продукта вызвала живой интерес у участников семинара.

«К.СУП» — это инструмент, предоставляющий широкий спектр возможностей для моделирования бизнес-процессов и электронного документооборота любой сложности, что отличает его от других существующих стандартных систем в области делопроизводства и документооборота.

Участников семинара особенно заинтересовал практический опыт наших экспертов в области автоматизации процессов документооборота. Из рассказанных примеров слушатели почерпнули не только информацию о концепции совершенствования документооборота и различных классификациях СЭД, но также узнали, какие задачи бизнеса могут быть решены с помощью этих систем. Это было очень полезно для участников, ведь каждый из них является представителем разных бизнес сфер, однако технология решений была универсальна для всех.

Увлекательной частью семинара стало решение бизнес-кейса. Участникам необходимо было поделиться на команды и разработать процесс согласования служебной записки между разными подразделениями предприятия. Каждый участник с энтузиазмом подошел к рисованию бизнес-процесса и презентации его остальным участникам. Затем Александр Воронин, консультант 1С продемонстрировал решение данного кейса при помощи программного продукта «Константа: Стандарт управления процессами». Также были показаны функциональные возможности продукта и интерфейсы различных групп пользователей.

По окончании курса слушатели помимо знаний, приобрели еще и практические навыки в применении современных методов моделирования бизнес-процессов, что в будущем поможет им совершать меньше ошибок в их собственных процессах на предприятии.

В перерыве между докладами участникам и организаторам семинара представилась возможность пообщаться в неформальной обстановке, обсудить наиболее интересующие моменты. Выяснилось, что у многих предприятий документооборот ведется вручную и существуют проблемы с контролированием загруженности сотрудников и рационального распределения обязанностей между ними. Эксперт и генеральный директор компании «Константа», Андрей Шишкин рассказал, как можно решить данные проблемы при помощи «К.СУП».

По результатам семинара участники дали высокую оценку уровню подготовки докладчика и организации семинара в целом.

Человек погружен в бесконечный поток информации – на улице, на работе и дома. Вездесущая реклама, бубнящее радио, гора рабочих документов… Как при этом не упустить то, что действительно важно?

В бизнесе информационные потери нередко перерастают в потери финансовые. И, чтобы этого не произошло, компании прибегают к различного рода средствам, позволяющим выстраивать эффективные коммуникации (причем как внутри между сотрудниками, так и с внешним миром).

Одним из таких средств отлично зарекомендовали себя системы электронного документооборота (СЭД). Причем в последние несколько лет сформировалась устойчивая тенденция: СЭД перестают быть уделом крупных международных компаний, и на них начинают обращать пристальное внимание и предприятия среднего бизнеса.

Приглашаем Вас 03 декабря стать участником семинара-тренинга «Электронный документооборот. Повышение эффективности коммуникаций на предприятии», на котором мы будем говорить об оптимизации бизнес-процессов предприятия в области документооборота.

На этом семинаре Вы:
•Получите информацию о видах систем документооборота.
•Узнаете, какие эффекты и выгоды достигаются при автоматизации документооборота на предприятии.
•Приобретете навык описания и оптимизации бизнес-процесса в области документооборота.
•Рассмотрите практические примеры применения систем электронного документооборота.
•Получите в подарок решение «Константа: Стандарт управления процессами».

Регистрация


Аудитория: собственники, генеральные директора, бизнес-аналитики, директора по развитию, директора по персоналу, руководители служб ИТ.

Время проведения: 03 декабря 2010 г., 10:00 - 14:30, с перерывом на кофе-брейк.

Место проведения: г. Н. Новгород, гостиница «Нижегородская» (ул. Заломова, 2), конференц-зал.

Программа:
10:00 – 10:15
15 мин.
Регистрация участников.

10:15 – 10:30
15 мин.
Знакомство с участниками семинара.

10:30 – 10:50
20 мин
Концепция процессного управления.
Эволюция документооборота: от бумажного вида к электронному.
Современная концепция управления документами.
Классификация программных продуктов.

10:50-11:15
25 мин.
Практические примеры автоматизации процессов в области документооборота.
Описание и оптимизация процессов на предприятии. Эффекты автоматизации документооборота.

11:15 – 12:00
45 мин.
Тренинг по описанию и оптимизации бизнес- процессов в области документооборота «Эффективные коммуникации в компании» (работа в группах).

12:00 – 12:30
30 мин.
Кофе-брейк.

12:30 – 13:15
45 мин.
Защита и обсуждение решений кейса.

13:15 – 14:00
45 мин.
Демонстрация решения кейса при помощи программного продукта «Константа: Стандарт управления процессами».

14:00 – 14:30
30 мин.
Ответы на вопросы.



Для регистрации заполните заявку на сайте или по телефону (831) 220-80-03. Последний день приема заявок – 01.12.2010 г.

Для целевой аудитории (2 человека от одной компании) участие в мероприятии БЕСПЛАТНОЕ! Стоимость участия для представителей консалтинговых и ИТ-компаний – 15 000 рублей.



Посмотреть схему проезда к гостинице «Нижегородская».

Семинар-тренинг «Пять точек в повышении эффективности. Практика внедрения процессного управления» состоялся в Казани 17 марта 2010 года.
Получение новых знаний о процессном управлении, практиках его внедрения в современных компаниях и знакомство с программным продутом класса Business Process Management Suite (BPMS) «Константа: Стандарт управления процессами», по словам участников, являлись основными целями посещения семинара. Многие отметили, что при описании процессов своей компании сталкивались с такими проблемами: 1) как создать эффективную модель бизнес-процесса, 2) как организовать реальное исполнение бизнес-процесса в соответствии с моделью, описанной на бумаге; и 3) как оценить реальную эффективность процесса.



Ведущий семинара – генеральный директор компании «Константа» Андрей Шишкин – сделал экскурс в тему, рассказав об эволюции процессного управления: какие подходы к управлению процессами встречались раньше, какие используются сейчас и какие из них являются наиболее перспективными. Далее ведущий предложил участникам семинара объединиться в группы и разработать бизнес-модель отдела продаж. По результатам решения кейса было проведено обсуждение. Участники тренинга, представляя свои решения, смогли поделиться знаниями в области процессного управления и обогатить свой опыт.




Теоретическая часть была посвящена методологии управлению процессами BPM. Андрей Шишкин рассказал, как последовательно внедрять процессное управление, и выделил пять точек, которые позволяют достичь высоких результатов управления.
В завершении семинара был представлен программный продукт Business Process Management Suite - «Константа: Стандарт управления процессами». Компания «Константа» подарила лайт-версию этой программы всем слушателям семинара-тренинга. Таким образом, была предоставлена возможность с помощью «Константа: Стандарт управления процессами» сделать первые шаги по автоматизации процесса средствами BPM.

Отзывы участников семинара:
ООО «Научно-производственное предприятие «Авиагаз-Союз+» , заместитель директора К. Н. Ямалиев : Хочу отметить высокий уровень знаний как организаторов семинара, так и его участников. Мне понравилось то, что серьезная программа семинара сочеталась с эмоциональным решением кейса. Спасибо вам!

ООО «Научно-производственная фирма ЭЛЕПС», директор И. В. Стрельцов и коммерческий директор А.М. Подкуров:
- Продукт, безусловно, очень интересный и перспективный. Я одобряю сам подход: пользователь (владелец процесса) может создавать и подстраивать в программе процесс .
- Понравилось, что представленный программный продукт не очень сильно по сложности отличается от Экселя. Я считаю, что между компьютером и человеком, который решает проблемы, чем меньше посредников, тем лучше.

Казанское моторостроительное производственное объединение, начальник отдела эксплуатации программных средств Д.В. Лямшев: Не часто встречаешь семинары, где пытаются организовать коллективную работу со слушателями. Вам это удалось и за это спасибо.

Казанский Государственный Казенный Пороховой Завод, начальник управления ИТ и управленческого учета М.М. Лампасов: Цель посещения семинара - возможность найти для предприятия инструменты для решения некоторых вопросов в области внедрения УПП, электронного документооборота, расчета себестоимости и др. Информация для решения наших сегодняшних проблем в части Ваших предложений была интересной.

ОАО «Обувная фабрика «Спартак», начальник планового отдела А.М. Мавлютова и экономист по бизнес проектированию Е.А. Постолова:
- Очень понравился тренинг по описанию и оптимизации бизнес-процесса. Докладчик Андрей Шишкин хорошо провел семинар, выявил недочеты участников в работе по кейсу, следовательно, каждый для себя выявил свои ошибки.
- Семинар был полезен в том плане, что мы, оказывается, не совершаем тех ошибок, о которых вы нас предостерегали и движемся в правильном направлении.