konstanta: процессное управление

Мы приглашаем всех, кто внедряет (или только собирается внедрять) автоматизированные системы учёта и управления на наш семинар.

О чём будет речь?
- О том, что делают другие компании, чтобы повысить свою эффективность.
- Об основных ошибках, которые могут быть совершены во время внедрения.
- Об опыте успешной автоматизации дистрибуторских и производственных компаний.

Как узнать подробности?
По телефону: 8 (831) 296-54-81, доб 106, Евгения.
По e-mail: e.burdina@standart1c.ru и на сайте standart1c.ru.

Последняя возможность принять участие в вебинаре "Электронный документооборот". На вебинаре Вы узнаете как не утонуть в потоке документов и как управлять бизнес-процессами осознанно. Вебинар состоится 30 августа с 13.00 до 14.00 (начало регистации в 12.30). РЕГИСТРИРУЙТЕСЬ прямо сейчас!

Статья подготовлена экспертом в области разработки и внедрения BPM-систем, руководителем направления автоматизации бизнес-процессов в компании «Константа» Николаем Терацовым.

В последнее время многие компании, ориентированные на долгосрочный успех в бизнесе, склоняются к процессному методу управления. К сожалению, достичь положительных результатов получается далеко не у всех. Несколько неудачных попыток перехода к управлению бизнес-процессами приводят к разочарованию в процессном подходе как таковом - и вот очередная компания ставит большой жирный крест на данной теме. В чем же причина неудачи? В 99% случаев причина в недостатке информации, необходимой для успешной реализации процессного управления.

В данной статье мы расскажем об эволюции систем управления бизнес-процессами и о том, для решения каких проблем они могут быть использованы на предприятиях среднего бизнеса.

С чего все начиналось

Для того чтобы сформировать более полное представление о современных системах управления бизнес-процессами, проследим историю их создания.

Первым этапом в эволюции процессного управления можно считать использование блок-схем, нарисованных на бумаге. Подобным образом предпринимались попытки описать бизнес-процессы, протекающие в компании. Казалось бы, что может быть проще и доступнее? Однако у этого способа был один, но существенный недостаток: невозможно было измерить стоимостные, временные и другие показатели процесса. Кроме того, не было никаких гарантий, что процесс исполнялся именно так, как он был описан в блок-схемах.

Следующим этапом развития стало появление простых графических редакторов, а вслед за ними и специализированных инструментов, которые позволили сделать традиционные блок-схемы более удобными для понимания. Блок-схемы стали описывать в специальных нотациях, что позволило людям, занимающимся моделированием бизнес-процессов, общаться на одном языке. Разработчики редакторов также выпускали специальные программные модули, которые позволяли получать из учетных систем верхнеуровневые показатели, являющиеся результатами описанных блок-схемами процессов. В основном это были данные финансового характера. Получить операционные показатели процессов на тот момент не представлялось возможным.

Логично, что следующим серьезным шагом в эволюции процессного управления стало появление систем, в которых можно было работать с операционными показателями. Такие системы подразумевали исполнение процессов непосредственно в программе, что позволило анализировать временные, количественные и стоимостные показатели процессов в различных разрезах. Единственный серьезный недостаток этих программ состоял в том, что моделировать в них бизнес-процессы было довольно сложно: изменения нужно было вносить в саму программу, то есть заниматься программированием.

Настоящим прорывом в развитии процессного управления можно считать появление современных специализированных систем или BPMS (Business Process Management Suite), позволяющих автоматизировать бизнес-процессы путем их проектирования в режиме пользователя, а также проводить анализ операционных показателей спроектированных процессов. Такие инструменты процессного управления позволяют стереть границы между бизнесом и IT и предлагают пользователям удобное средство внедрения процессов через их визуальное описание и настройку. Именно об этих инструментах и пойдет речь далее.

Что характерно для российского рынка сегодня

В настоящее время российский рынок находится в состоянии «догоняющего» по отношению к западному: мало кто использует процессное управление в своем бизнесе. Беседуя с участниками семинаров, проводимых нашей компанией, мы выяснили, что примерно 50% из них находятся только на втором этапе развития бизнес-процессов в их компании (т.е. бизнес-процессы описываются не на бумаге, а через средства визуального проектирования, позволяющие организовать некоторый визуальный каталог).

Напомню, что все бизнес-процессы можно поделить на две группы: процессы документооборота, связанные с документом, и функциональные процессы, основной фокус которых смещен с документа на взаимодействие людей. Обычно среди участников семинара примерно 50% имеет опыт работы с процессами документооборота. При этом таких компаний гораздо больше, чем тех, которые осознанно управляют операционными процессами. Это неудивительно, так как процессы документооборота более понятны и доступны, а инструменты для их автоматизации появились давно и активно развиваются в настоящее время. С операционными процессами ситуация сложнее: ничтожно мал (не более 10%) показатель тех компаний, которые понимают саму возможность автоматизации этих процессов не с помощью систем учета, а именно как процессов взаимодействия людей. В основном это компании, работающие на наиболее конкурентных рынках и использующие системы, которые позволяют программировать в них бизнес-процессы. И только 5% компаний применяют в своей работе BPMS-системы, позволяющие описывать процессы в пользовательском режиме.

Передовиками в применении процессного управления являются лидеры по использованию информационных технологий: компании банковского сектора и сектора телекоммуникаций. Эти компании для автоматизации своей деятельности редко используют системы на платформе 1С. При этом в силу широких финансовых возможностей они могут выбрать наиболее приемлемый для себя продукт класса BPMS, не оглядываясь ни на стоимость самого продукта, ни на стоимость его интеграции со своей системой.

Однако, как известно, для среднего бизнеса в России 1С является стандартом, и ни для кого не секрет, что большая часть российских компаний использует программные продукты 1С в качестве основной системы учета.
Ранее эти компании не могли работать с BPMS-системами в силу того, что западные решения были для них слишком дороги, а интеграция этих решений с учетной системой на платформе 1С требовала серьезных вложений. Сейчас ситуация более оптимистична: появляются новые программные продукты, и первые компании-новаторы уже успели испытать на себе все выгоды использования систем этого класса. Остальная часть компаний скептически смотрит на такие новшества, равно как десять лет назад многие с недоверием воспринимали использование информационных систем как таковых в масштабах шире, чем ведение бухгалтерского учета.

По прогнозам экспертов в ближайшие 2-3 года интерес к BPMS-системам существенно вырастет. Если вы хотите быть впереди конкурентов, задумайтесь об этих инструментах уже сейчас.

Какие проблемы среднего бизнеса можно решить с помощью BPMS

Для того чтобы более наглядно представить возможности BPMS-систем, приведем следующие примеры функциональных процессов, которые были реализованы компанией «Константа».

На предприятии «Букет Чувашии» (производитель пива, кваса, безалкогольных напитков) возник ряд проблем, которые не могли быть успешно решены функционалом учетной системы 1С. Одной из таких проблем стало неоперативное оприходование продукции на складе. По причине задержки в занесении данных разными отделами, в учетной системе появлялись отрицательные значения по остаткам продукции. Кроме этого, бумажная накладная являлась единственным источником информации, из которого бухгалтер узнавал о поступивших товарах. В случае утери кладовщиком накладной и неоперативном вводе данных о поступивших товарах возникала ситуация, когда бухгалтер не знал, что ему нужно оплатить счета поставщикам до тех пор, пока они не начинали звонить и требовать оплаты за отгруженную продукцию.

Вторая проблема, возникшая на предприятии, была связана с ведением нормативно-справочной информации. При большом объеме номенклатуры (порядка 10 тысяч наименований) возникло огромное количество продублированных данных, поскольку не было четкого разграничения ответственности за ведение различных групп номенклатуры.
Для решения выявленных проблем было предложено автоматизировать процесс взаимодействия бухгалтера и кладовщика в рамках приемки продукции, а также процесс ввода новой позиции в справочник с обязательным согласованием добавляемой позиции с ответственным лицом. В ходе выполнения проекта были достигнуты следующие результаты: был установлен контроль оперативности и корректности внесения данных сотрудниками склада, а также определен порядок добавления новой информации в НСИ, что позволило исключить ввод дублирующей информации.
Еще один проект был реализован для ЗАО "Ридан", ведущего производителя теплообменного оборудования в России. Основной целью данного проекта было снижение временных затрат сотрудников на подготовку к командировке. В результате автоматизации процесса согласования и отчета по командировке то время, которое ранее тратилось сотрудником на подготовку документов (заказ и оплата билетов, бронирование гостиницы, получение командировочных и т.д.), стало использоваться непосредственно для производственной работы.

В компании «Баулюкс» (производитель бетонитов) был автоматизирован бизнес-процесс по согласованию и обработке заявок на расходование денежных средств, являющийся частью финансового планирования на краткосрочный период. Стоит заметить, что этот процесс, как и некоторые другие функциональные процессы, может быть автоматизирован с использованием систем документооборота, без интеграции с учетной системой. Но если сам процесс протекает в системе документооборота, то свои задачи(анализ взаиморасчетов, условий договора, сопоставление с данными бюджета ) пользователь может выполнять в учетной системе. В случае с компанией «Баулюкс» автоматизация этого процесса сразу позволила исключить из цепочки принятия решений по заявкам бухгалтерию, которая ранее занималась предоставлением данных по взаиморасчетам, что, несомненно, повысило скорость принятия решения и заметно «разгрузило» сотрудников отдела. В планах владельца процесса исключение из этой цепочки еще одного отдела, путем автоматизации сбора предоставляемых им данных.

В каждом из описанных случаев BPMS-систему необходимо было интегрировать с системой учета для получения либо передачи данных. При этом для среднего бизнеса важным моментом является не просто интеграция, а объединение этих двух систем в одну, поскольку средний бизнес, в отличие от крупного, не располагает достаточными средствами для интеграции каждого отдельного процесса из BPMS с учетной системой.

Вместо заключения. Каким предприятиям необходима автоматизация бизнес-процессов

Мнение, что автоматизация может быть нужна и доступна только предприятиям с большой численностью сотрудников, ошибочно. Все зависит от характера деятельности заказчика. На высококонкурентных рынках автоматизации процессов уделяется все большее внимание, поскольку только за счет этого представители данных рынков могут сократить затраты, а значит повысить свою конкурентоспособность.

BPMS-системы могут быть использованы для решения задач в области продаж, закупок, маркетинга, управления финансами, бюджетного планирования. Даже если предприятие не видит каких-либо путей улучшения, при более детальном рассмотрении всегда можно определить ряд проблемных областей, которые следует оптимизировать. Прежде всего, необходимо уделить внимание тем процессам, которые являются узкими местами в работе компании. Как правило, это неоптимизированные процессы, которые тормозят функционирование предприятия в целом.

Таким образом, с помощью автоматизации бизнес-процессов можно сделать более эффективной работу практически любой компании. Как сказал мудрец, нет предела совершенству.

Вышла новая версия программного продукта "Константа. Стандарт Управления Процессами" (КСУП).



КСУП - программный продукт класса Business Process Management Suite (BPMS), предназначенный для автоматизации управления бизнес-процессами предприятия. Программа предоставляет удобные в использовании инструменты для поддержки всех этапов управления бизнес-процессами: моделирования, исполнения, анализа и оптимизации.

Новое в версии
Исправлены ошибки, выявленные в предыдущем релизе
Сущность «Задача» была перенесена с метаданных "Документы" на метаданные "Задача"

Изменен внутренний механизм выполнения задач, были упрощены способы обращения к задаче и процесс создания собственных форм под конкретную задачу.

Под документом "Задача" подразумевается интерфейс взаимодействия бизнес-процесса с пользователем, который создается в рамках каждого состояния процесса, выполняемого пользователем.
Переработана событийная модель
В новой версии КСУП появилась возможность наложения какого-либо условия на событие. Источником событий может быть либо задача, либо любое событие, для которого возможно проверить условие его выполнения. Условие выполнения будет проверяться по указанному в событии расписанию. Если условие не выполняется, то событие не регистрируется. Реализация подобной событийной модели позволяет настраивать способ реагирования системы на любые бизнес-события (например, когда сумма на расчетном счете организации опускается до критического уровня, ответственному лицу будет передано оповещение).
Созданы новые отчеты
Мои сессии, отражающий активные сессии, запущенные текущим пользователем (под сессией следует понимать один конкретный экземпляр запущенного процесса).
Задачи исполнителя за период – статистика пользователя по задачам, выполненным за определенный период.
Просроченные задачи – отражает список просроченных задач по всем пользователям.
История задач за период – список завершенных задач по всем пользователям, содержит графики статистики.
Текущее состояние процессов - отражает текущее состояние процессов, у которых данный пользователь является владельцем. Отчет содержит также графическое отображение.
Добавлен новый инструмент настройки подчиненности пользователей
Инструмент включает в себя графическое отображение структуры подчиненности в виде дерева, что упрощает процесс ввода оргструктуры компании в систему и поиска ошибок. Механизм подчиненности предусматривает возможность ввести матричную структуру подчиненности, когда сотрудник подчинен не только руководителю своего подразделения, но и руководителю рабочей группы (проекта) в которую входят сотрудники различных подразделений.
Добавлена обработка "Структура доступа"
Теперь можно провести анализ прав на задачи и параметров, учитывающиеся в механизме разграничений прав. Инструмент позволяет администратору системы быстрее выявлять ошибки, связанные с настройкой прав доступа.
Изменен инструмент настройки использования пользователями КСУП
Теперь он позволяет указывать группы пользователей, которые используют подсистему КСУП, что облегчает регистрацию в информационной системе нового сотрудника.
Изменен механизм выполнения обработчиков задачи

Теперь они выполняются в привилегированном режиме.
Изменена форма персональных настроек и форма настроек КСУП
Формы стали более удобными.
А также:
Изменен инструмент настройки использования пользователями КСУП
Изменены формы списка задач и списка сессий
Усовершенствована логика отправки почтовых сообщений
Упрощен механизм настройки отборов задач для статистики
Изменен механизм удаления сессий
Обновлена подсистема БСП до 1.2.2.3

Компания «Константа» объявляет о выходе новой версии программного продукта «Константа Стандарт Управления Процессами» на базе платформы 1С:Предприятие 8.2, в которой специалисты сделали упор на качество и удобство работы.

Как отметил генеральный директор компании «Константа» Андрей Шишкин: «При выпуске данной версии мы учли опыт работы с программным продуктом на базе 8.1. В новом варианте наши специалисты максимально использовали возможности новой платформы, позволяющие работать с приложением через браузер. Как следствие, работа с бизнес-процессами стала более мобильной, и самое главное - повысилась ее эффективность».

Помимо этого, эксперты адаптировали интерфейсы для работы с приложением на базе планшетных компьютеров, что позволяет сделать значительно более приложение портативным, чем в прежнем варианте.

Наиболее интересна такая новинка прежде всего тем, кто заинтересован во внедрении - в первую очередь это руководство компаний. Учитывая, что специфика работы первых лиц связана с частыми разъездами, и при этом, осознавая их потребность участвовать в системе управления бизнес процессами, необходимо было создать более мобильный инструмент управления. Новая версия продукта исключила такой негативный фактор, как «выбивание» руководителя из оперативного доступа к информационной системе, что делает всю систему управления бизнес процессами неработоспособной. Наличие же web доступа, «тонкого» клиента и возможность работать на планшетном компьютере позволяет повысить шансы на успех проекта внедрения подобного рода систем.

«В настоящее время компания «Константа» проводит активное ознакомление своих текущих и потенциальных клиентов со всеми новинками, которые появились в проекте, - отметил Андрей Шишкин, - это будет происходить как через цикл семинаров и вебинаров, так и через цикл очных встреч и презентаций».

Если Вы заинтересованы в получении более подробной информации, компания «Константа» приглашает Вас принять участие в будущих мероприятиях. В том случае, если Вы желаете провести презентацию внутри своей компании, то Вы всегда можете оставить заявку по адресу konstanta@standart1c.ru.

Семинар-тренинг «Пять точек в повышении эффективности. Практика внедрения процессного управления» состоялся в Казани 17 марта 2010 года.
Получение новых знаний о процессном управлении, практиках его внедрения в современных компаниях и знакомство с программным продутом класса Business Process Management Suite (BPMS) «Константа: Стандарт управления процессами», по словам участников, являлись основными целями посещения семинара. Многие отметили, что при описании процессов своей компании сталкивались с такими проблемами: 1) как создать эффективную модель бизнес-процесса, 2) как организовать реальное исполнение бизнес-процесса в соответствии с моделью, описанной на бумаге; и 3) как оценить реальную эффективность процесса.



Ведущий семинара – генеральный директор компании «Константа» Андрей Шишкин – сделал экскурс в тему, рассказав об эволюции процессного управления: какие подходы к управлению процессами встречались раньше, какие используются сейчас и какие из них являются наиболее перспективными. Далее ведущий предложил участникам семинара объединиться в группы и разработать бизнес-модель отдела продаж. По результатам решения кейса было проведено обсуждение. Участники тренинга, представляя свои решения, смогли поделиться знаниями в области процессного управления и обогатить свой опыт.




Теоретическая часть была посвящена методологии управлению процессами BPM. Андрей Шишкин рассказал, как последовательно внедрять процессное управление, и выделил пять точек, которые позволяют достичь высоких результатов управления.
В завершении семинара был представлен программный продукт Business Process Management Suite - «Константа: Стандарт управления процессами». Компания «Константа» подарила лайт-версию этой программы всем слушателям семинара-тренинга. Таким образом, была предоставлена возможность с помощью «Константа: Стандарт управления процессами» сделать первые шаги по автоматизации процесса средствами BPM.

Отзывы участников семинара:
ООО «Научно-производственное предприятие «Авиагаз-Союз+» , заместитель директора К. Н. Ямалиев : Хочу отметить высокий уровень знаний как организаторов семинара, так и его участников. Мне понравилось то, что серьезная программа семинара сочеталась с эмоциональным решением кейса. Спасибо вам!

ООО «Научно-производственная фирма ЭЛЕПС», директор И. В. Стрельцов и коммерческий директор А.М. Подкуров:
- Продукт, безусловно, очень интересный и перспективный. Я одобряю сам подход: пользователь (владелец процесса) может создавать и подстраивать в программе процесс .
- Понравилось, что представленный программный продукт не очень сильно по сложности отличается от Экселя. Я считаю, что между компьютером и человеком, который решает проблемы, чем меньше посредников, тем лучше.

Казанское моторостроительное производственное объединение, начальник отдела эксплуатации программных средств Д.В. Лямшев: Не часто встречаешь семинары, где пытаются организовать коллективную работу со слушателями. Вам это удалось и за это спасибо.

Казанский Государственный Казенный Пороховой Завод, начальник управления ИТ и управленческого учета М.М. Лампасов: Цель посещения семинара - возможность найти для предприятия инструменты для решения некоторых вопросов в области внедрения УПП, электронного документооборота, расчета себестоимости и др. Информация для решения наших сегодняшних проблем в части Ваших предложений была интересной.

ОАО «Обувная фабрика «Спартак», начальник планового отдела А.М. Мавлютова и экономист по бизнес проектированию Е.А. Постолова:
- Очень понравился тренинг по описанию и оптимизации бизнес-процесса. Докладчик Андрей Шишкин хорошо провел семинар, выявил недочеты участников в работе по кейсу, следовательно, каждый для себя выявил свои ошибки.
- Семинар был полезен в том плане, что мы, оказывается, не совершаем тех ошибок, о которых вы нас предостерегали и движемся в правильном направлении.